Waarom last van je collega's hebben, taboe is.
- De Ruimtespecialist
- 27 okt 2017
- 9 minuten om te lezen
Over werkomgeving, beleving van ruimte en rumoerige collega's
Leestijd +/- 3 min.
Werknemers nemen vaak genoegen met een werkplek of werkomgeving die ze qua inrichting niet echt ideaal vinden. Redenen zijn uiteenlopend: de omgeving is te rumoerig, te open, niet goed geventileerd, niet inspirerend of niet logisch ingedeeld. Een van de grootste problemen is het gebrek aan privacy op de open werkvloer, zo geeft men aan. De mogelijkheid om ongestoord, in diepe concentratie te kunnen werken, of gewoon een gesprek te voeren -zonder meteen ook anderen af te leiden- is er vaak niet. Hoe zit dat precies en hoe gaan werknemers en werkgevers met dit probleem om?
Vraag mensen eens naar de mate waarin ze tevreden zijn over hun werkomgeving, en ze zullen je een lijst met klachten en wensen presenteren. Je hoort de standaard klachten over de stoel- en bureauhoogte, de airco die te hard staat en droge ogen of klachten aan de luchtwegen veroorzaakt. Klachten over benauwdheid of juist tocht, behoefte aan betere verlichting, minder gehorigheid. Het zijn zaken die ook vaak genoemd worden als factoren die bijdragen aan verminderde werklust, ziekmelding of zelfs langdurige uitval van personeel. Of de klachten terecht zijn en er inderdaad van alles mis is in bedrijfsruimtes, is de vraag. Dat mensen het idee hebben dat er iets niet in orde is, is een signaal dat serieus genomen mag worden.
Klachten over collega's
Veel gehoord zijn de klachten over de aanwezigheid van collegaās in de ruimte. Mensen lepelen deze klachten niet zo snel uit zichzelf op. Als je er echter gericht naar vraagt, blijkt de aanwezigheid van collegaĀ“s een van de grootste bronnen van ergernis te zijn. Men heeft last van collegaās die luidruchtig zijn op de werkvloer, op een onaangename manier telefoongesprekken voeren, te uitvoerig zijn over wat ze in het weekend hebben meegemaakt, of onbedoeld veel tijd opeisen omdat ze bijvoorbeeld een ziek familielid in hun omgeving hebben waar naar steeds gevraagd wordt. Er zijn collega's die constant heen en weer lopen, met de deur slaan, hard kuchen, steeds in je blikveld verschijnen, of niet fris ruiken. En dan zijn er de collegaās die helemaal niets fout doen en er gewoon āzijnā. De aanwezigheid van anderen werkt voor sommigen gewoonweg afleidend. Men wil zich af kunnen sluiten voor deze prikkels. Maar in een open flexruimte (voor sommigen een 'kantoortuin') lijkt daar slechts beperkte mogelijkheid toe.
Dat er in open ruimtes alleen maar in stilte gewerkt zou mogen worden, is niet wat mensen ambiĆ«ren. De open ruimte is per slot van rekening ooit gecreĆ«erd om interactie tussen mensen te bevorderen; daar is men van doordrongen. Er is wel degelijk behoefte om zo nu en dan contact met een ander te maken, even af te stemmen of te overleggen, zo blijkt uit interviews met werknemers. De behoefte om ook in stilte te kunnen werken, lijkt echter universeel. Bij de meeste bedrijven zijn de stilteruimtes en stiltemomenten echter schaars, terwijl je drukte overal kunt vinden. Stilte lijkt daarmee iets te worden wat zeldzaam is, wat je met veel zorg en aandacht mag creĆ«ren en moet koesteren. Zo zijn er al bedrijven die vaste dagen in de week inlassen als āstiltedagenā. Wie toch iets wil delen, of even moet overleggen, kan dat in ruimtes buiten de open werkvloer doen. In het verlengde hiervan zou je ook stiltedelen op de dag in kunnen lassen, bijvoorbeeld de eerste helft van de dag, of de eerste twee uur.
Liever geen ruchtbaarheid
Werknemers die behoefte hebben aan stilte, en geen managers hebben die in dit soort oplossingen denken, kunnen het heft natuurlijk ook in eigen hand nemen. Zo is het een kleine moeite om een andere ruimte dan de open werkvloer op te zoeken als je in stilte wilt werken. Is deze er niet, dan kan je heel simpel een koptelefoon opzetten, oordoppen inpluggen of bijvoorbeeld āschotjesā rond je bureau plaatsen. Ook andere ergernissen die mensen ervaren in de ruimte zouden oplosbaar moeten zijn: de bureauhoogte, problemen met de luchtcirculatie, tocht of de verlichting. Als je mensen echter vraagt wat ze ondernomen hebben om een gunstigere werkomgeving voor zichzelf te creĆ«ren, is dat meestal niet zo veel. Dit terwijl de ergernis sommigen zo veel energie kost dat het niet alleen de concentratie, het humeur en algeheel werkplezier beĆÆnvloedt, maar ook de productiviteit. Waarom gaat men dan toch niet over tot actie, bijvoorbeeld door hierover in gesprek te gaan met de manager of werkgever?
Verschillende zaken lijken een rol te spelen. Allereerst: Men is zich niet altijd bewust van het feit dat het de werkomgeving is die weerstand oproept. Men wijt weerzin om naar het werk te gaan of aan werk te beginnen aan andere zaken (vermoeidheid, aversie tegen bepaalde taken, aversie tegen werken an sich, et cetera.) Soms is men zich er wel van bewust, maar komt men niet op het idee om het probleem aan te kaarten. Een werkomgeving krijg je nu eenmaal kado. Je hebt het te doen met wat er is. (Of, in het verlengde hiervan: men is ervan overtuigd dat de situatie onoplosbaar is.)
Negatieve gevolgen
Een laatste reden zou kunnen zijn dat men de ongunstige situatie niet durft aan te kaarten. Een probleem als ālast van de omgevingā zou negatieve gevolgen voor de werknemer kunnen hebben: aankaarten van het probleem kan geĆÆnterpreteerd worden als ordinair klagen, of overgevoeligheid bij de werknemer. Een manager zou dit irritant, zorgwekkend, of zelfs afstotingwekkend kunnen vinden.
Stiekem privacy creƫren
Daar waar het gaat om āgebrek aan privacyā, treffen mensen overigens wel de hoognodige maatregelen. Het gaat dan om kleine aanpassingen in de ruimte, binnen de mogelijkheden die er zijn. Verbergt men zich niet achter een stapel papier of ordners op het bureau, dan gebeurt het wel via bodylanguage. Uit gesprekken over behoefte aan privacy blijkt dat mensen hun stoelen en computerschermen vaak zo instellen dat ze niet steeds recht in de ogen van de collega tegenover ze hoeven te kijken. Ze kiezen bewust een werkplek waarbij ze met de rug naar hun collegaās toezitten. Of ze zetten een koptelefoon op of doen oortjes in om niet steeds naar de telefoongesprekken van een ander te hoeven luisteren.
Op zich is het positief dat mensen op eigen initiatief maatregelen treffen. Of deze subtiele aanpassingen voldoende zijn om hiermee een werkplek te creƫren waar men goed kan functioneren, is de vraag. We creƫren nu bijna stiekem onze eigen omgeving. Stiekem, aangezien het niet echt de bedoeling is dat je buurman ziet dat je je computerscherm precies zo hebt afsteld dat je zijn ogen niet meer kan zien. Net als die koptelefoon, die zet je toch niet op omdat je buurvrouw zo'n schelle stem heeft tijdens het bellen? Nee, die gebruik je om je 'beter te kunnen concentreren'...
Hoe aan te pakken?
De aangewezen persoon om deze ergernis over collegaās in de ruimte -en Ć¼berhaupt de beleving van de werkomgeving- op tafel te krijgen, is de leidinggevende. Maar hoe kan hij/zij dit aanpakken?
Er zijn vele manieren om werknemers te betrekken bij de inrichting van de werkomgeving. Bedrijven kunnen anonieme vragenlijsten inzetten om te erachter te komen hoe werknemers de werkomgeving ervaren, wat knelpunten en behoeften zijn. Deze anonieme vragenlijsten kunnen uitgangspunt vormen voor een teambespreking. In deze besprekingen kunnen werknemers zelf meedenken over wat ze nodig hebben en wat haalbaar is.
Dure operatie?
Een gesprek over de beleving van de werkomgeving hoeft geen dure operatie te worden. Per behoefte kan gekeken worden naar wat haalbaar is, en of er misschien oplossingen zijn die tot nu toe over het hoofd werden gezien. Achter iedere klacht en ergernis gaat vaak een behoefte schuil. En soms blijkt dit een behoefte en oplossing zo voor de hand liggend te zijn dat zowel de werknemer als de werkgever ervan staan te kijken. Soms blijkt het voor de werknemer niet eens om de oplossing te gaan, maar voelt het delen al als een verademing.
Een gesprek over ruimtebeleving en de verschillen en overeenkomsten tussen collegaās kan dus als een openbaring werken. Werknemers hervinden hun werkplezier en werkgevers zijn blij dat ze mee kunnen denken. Er is geen sprake meer van onnodig energieverlies, maar juist van winst, en in de meeste situaties zelfs toename van productiviteit.
Met een gesprek over dit onderwerp stel je je als werkgever vooruitstrevend en ruimdenkend op. Bij jou op de werkvloer staan zelf aangebrachte schotjes, bordjes met āeven-niet-storenā- of koptelefoons niet asociaal. Je hebt dit onderwerp namelijk besproken. Met de discussie over de beleving van de werkomgeving haal je het onderwerp uit de taboesfeer. Een mooi gebaar naar je werknemers, naar jezelf en de organisatie, waar je absoluut vruchten van gaat plukken.
By the way...
Niet iedereen verlangt naar stiltemomenten op de werkvloer. Er is ook een behoorlijke groep mensen die juist bijzonder gesteld lijkt op de gezelligheid en de gesprekken tijdens werktijd, van welke aard deze gesprekken ook moge zijn. Met name mensen die zich goed kunnen afschermen voor prikkels, lijken het prettig te vinden om veel in contact te zijn met anderen. Ook mensen die een communicatieve functie hebben, of een functie waarbij interactie een belangrijke rol speelt, of mensen die het grootste deel van de dag in teamverband werken, hechten belang aan een werkomgeving waar je te allen tijde met elkaar in gesprek kan gaan.
Verder lezen?
Is fysiek storen even erg als elkaar digitaal belagen?
In het verlengde van de overlast die collegaās in de ruimte veroorzaken, ervaart men ook overlast van collegaās die veelvuldig mailen over triviale zaken. Als je de zogenaamde āspammersā vraagt waarom ze dit doen, hoor je verschillende redenen:
āLiever een paar korte mailtjes dan Ć©Ć©n lange. (Liefst voor ieder nieuw onderwerp een apart mailtje.)ā
Of:
āVia de mailtjes hoop ik mijn betrokkenheid en gedrevenheid te tonen.ā
Of:
āHet is de makkelijkste manier om mensen te bereiken die zich op afstand bevinden.ā
Met de laatste reden zijn de spammers niet helemaal eerlijk. Als je geadresseerden bij de mails namelijk doorloopt, blijkt dat een groot deel van het mailverkeer zich ook binnen een bedrijf afspeelt. Vaak zelfs tussen mensen op dezelfde afdeling of zelfs aan een en hetzelfde tafelblok.
De verklaring hiervoor? 'We willen elkaar niet te veel storen.' We lijken namelijk voortdurend diep geconcentreerd aan het werk te ziin. (Dat schijn bedriegt, weten we inmiddels uit het bovenstaande artikel, maar dat doet er verder niet toe). Stap je op iemand af, of bel je iemand onaangekondigd,
dan stoor je deze persoon, zo is de aanname. Dezelfde boodschap kan je beter in een mailtje sturen. Een mailtje kan de ander lezen op een moment dat het hem uitkomt, zo redeneert men.
Dat mailtjes net zo goed als storende elementen gezien kunnen worden, vergeet men. En de ander denkt: āWaarom honderd mailtjes over een en het zelfde onderwerp? Kom gewoon even naar me toe!ā
En hiermee komen we weer uit bij de eerdere conclusie ten aanzien van beleving van werkruimte: Haal dit onderwerp uit de taboesfeer, maak afspraken over stilte en 'even-niet-storen'-momenten!
Om over na te denken...
'Waarom dragen mensen een koptelefoon in een open werkruimte?'
Wat is het juiste antwoord volgens jou?
a. Collega's die op de werkvloer een koptelefoon dragen willen niet alle gesprekken om zich heen hoeven horen. Je kan ze echter gerust storen met een vraag over werk.
b. Collega's die op de werkvloer een koptelefoon dragen, sluiten zich af van hun omgeving. Het is een signaal naar de anderen dat ze niet gestoord willen worden.
c. Geen idee
Kies je antwoord en test de kloppendheid ervan bij je koptelefoondragende collega!
Wat weten we uit onderzoek?
De gevolgen van afleiding
Volgens omgevingpsycholoog Joren van Dijk zorgt afleiding in kantoortuinen voor ontevredenheid en stress bij werknemers. Daarnaast beĆÆnvloedt het de (gerapporteerde) productiviteit negatief. Ook zijn er volgens van Dijk aanwijzingen dat de kantoortuin bijdraagt aan een verhoogde workload.
Slecht binnenklimaat en concentratie
Auteurs Gerrie Hofkamp en Juriaan van Meel stellen in hun 'WerkplekWijzer' (een praktische gids en inspiratiebron voor wie betrokken is bij het denken over en ontwikkelen van nieuwe werkomgevingen) dat een slecht binnenklimaat (bijvoorbeeld; temperatuur, beweging van lucht, luchtvochtigheid, luchtzuiverheid, licht en uitzicht) er inderdaad voor kunnen zorgen dat mensen zich moeilijker kunnen concentreren doordat ze allerlei lichamelijke ongemakken kunnen ervaren. De gids wordt uitgegeven door Center for People and Buildings (CFPB),
Samenhang eigenaarschap en productiviteit
Dr. Craigh Knight en prof. Alex Haslam van de Universiteit van Exeter voerden experimenten uit om te ontdekken welke kantoorinrichting het beste zou zijn voor de productiviteit. Het experiment waarbij de werknemers zelf hun kantoor mochten inrichten had het meest gunstige effect op de productiviteit. De toename van productiviteit kon zelfs oplopen tot 32%. Meer dan 2000 werknemers werd in dit onderzoek naar de beleving van werkomgeving gevraagd.
Het effect van licht
Professor Anna Steidl van de universiteit van Hohenheim in Stuttgard onderzocht samen met haar collega Lioba Werth wat het effect van licht is op productiviteit onder werknemers. Haar onderzoek wees uit dat brainstormsessies beter van de grond komen met dimlicht, dan met het normale felle kantoorlicht. Voor het typen van rapporten of het analyseren van cijfers zou je de lichten juist weer vol open moeten draaien. Fel licht bevordert namelijk het focus en analytisch denken, zo is gebleken.
Naar het artikel over kantoortuinen -> https://www.omgevingspsycholoog.nl/kantoortuin
Wat is de WerkplekWijzer? Lees meer hierover: https://www.cfpb.nl/kennis/publicaties/de-werkplekwijzer
Meer over het onderzoek naar eigenaarschap en productiviteit: http://www.exeter.ac.uk/news/featurednews/title_98638_en.html
Meer over het effect van licht op creativiteit: Steidle, A., & Werth, L. (2013). Freedom from constraints: Darkness and dim illumination promote creativity. Journal of Environmental Psychology, 35, 67ā80.
Comments